JURNAL KU (RISET AKUNTANSI)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT

PADA PT. ACP

ABSTRAK

Perusahaan selalu berusaha untuk meningkatkan penjualan. Salah satu cara yang digunakan untuk meningkatkan penjualan adalah dengan menggunakan Sistem Penjualan Kredit. Penelitian ini bertujuan untuk : (1) Mengetahui prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT.ACP, (2) Mengetahui dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT.ACP, (3) Mengetahui bagian atau fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada PT.ACP, (4) Mengetahui unsur pengendalian intern yang terdapat dalam sistem penjualan kredit pada PT.ACP. Hasil laporan kerja praktek ini menunjukan bahwa sistem akuntansi penjualan kredit pada PT.ACP pada pelaksanaannya sudah cukup baik. Kegiatan transaksi penjualan kredit dapat berjalan dengan lancar karena semua tanggung jawab yang ada sudah ditangani oleh masing-masing bagian. Sehingga ada pembagian tugas yang jelas dan tidak ada penyalahgunaan dan penyelewengan dan hasilnya lebih efektif. Hanya saja PT.ACP pada bagian penagihan hendaknya menambahkan 1 – 2 orang karyawan lagi, agar ketilitian pencatatan piutang yang ditagih dapat di cek oleh karyawan yang lain dan tidak terjadi penumpukan pada pengisian faktur penjualan. Hal ini dapat menyebabkan sumber penerimaan kas bagi perusahaan, khususnya pelunasan piutang menjadi tersendat.

Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Kredit

1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Konsumsi masyarakat yang tinggi mendorong perusahaan untuk selalu melakukan perbaikan pada biaya produksi dan penjualan. Kualitas produksi dan strategi penjualan yang baik dapat mendorong peningkatan penjualan yang berguna untuk menguasai pangsa pasar dan meraih keuntungan yang optimal. Keuntungan yang optimal merupakan salah satu tujuan utama perusahaan dalam menjalankan kegiatannya. Tujuan ini akan digunakan sebagai ukuran penilaian keberhasilan atau kegagalan yang telah dilaksanakan. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan mengandalkan kegiatannya dalam bentuk penjualan. Penjualan dapat dilakukan baik secara tunai maupun kredit. Perusahaan yang kurang dapat mengembangkan usahanya lambat laun akan tergeser oleh perusahaan pesaing.

Di dalam dunia usaha, terdapat beberapa strategi yang digunakan oleh penjual untuk meningkatkan volume penjualan maupun kesetiaan pelanggan. Diantara sekian banyak strategi, pemberian piutang dagang (penjualan secara kredit) merupakan salah satu strategi penjualan yang banyak diminati oleh para pengusaha. Selain karena cukup praktis, tingkat pertambahan ekonomi yang kurang merata di negara ini juga menjadi salah satu mengapa sistem penjualan secara kredit cepat berkembang dan mendapatkan respon yang baik dari kalangan masyarakat. Penjualan dari suatu produk yang dihasilkan oleh perusahaan merupakan salah satu faktor penentu dalam kegiatan perusahaan. Kondisi ini memotivasi perusahaan dalam pelaksanaan sistem penjualan kredit yang baik dalam usaha meningkatkan pendapatan. Penjualan kredit atas suatu produk merupakan salah satu sumber penerimaan kas bagi perusahaan, khususnya pelunasan piutang.

Penjualan kredit dilakukan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap pembeli. PT.ACP merupakan salah satu perusahaan industri kemasan praktis (flexible packaging) dimana penulis melaksanakan praktek kerja lapangan yang ditempatkan di bagian finance. PT ACP sebagai perusahaan yang cukup besar memerlukan suatu sistem informasi akuntansi penjualan kredit.

Sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dilakukan di PT.ACP meliputi prosedur order penjualan, pengiriman barang, penagihan, dan pencatatan akuntansi dengan melibatkan bagian akuntansi atau fungsi yang terkait dan dokumen yang digunakan. Untuk menghindari kecurangan yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit di PT.ACP dilakukan pemisahan terhadap fungsi dan dokumen yang bernomor urut tercetak. Sebagai pengawasan atas dokumen yang telah diotorisasi oleh bagian yang berwenang dan informasi yang ada didalamnya telah disetujui dan dipertanggungjawabkan. Sistem informasi akuntansi di PT.ACP pada dasarnya sudah baik, tetapi perlu di kaji kembali tentang sistem yang digunakan sehingga fungsi yang terkait dapat berperan sesuai dengan tugasnya masing-masing, sehingga tidak ada penyalahgunaan dan penyelewengan dan hasilnya lebih efektif.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang sistem penjualan kredit pada PT.ACP.

1.2 Rumusan Masalah

a. Bagaimanakah prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT.ACP ?

b. Bagaimanakah dokumen dan catatan yang digunakan dalam prosedur penjualan kredit pada PT.ACP ?

c. Bagaimanakah bagian atau fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada PT.ACP ?

d. Untuk mengetahui unsur pengendalian intern yang terdapat dalam sistem penjualan kredit pada PT.ACP.

1.3 Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT.ACP.
2. Untuk mengetahui dokumen dan catatan yang digunakan dalam prosedur penjualan kredit pada PT.ACP.
3. Untuk mengetahui bagian atau fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada PT.ACP.
4. Untuk mengetahui unsur pengendalian intern yang terdapat dalam sistem penjualan kredit pada PT.ACP.

2. KAJIAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem dan Prosedur

1. Pengertian Sistem

Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001:5) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

Menurut Zaki Baridwan (1998:3) adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.

Jadi sistem terdiri dari unsur-unsur yang berbeda, unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan tetapi dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan.

2. Pengertian Prosedur

Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001:5) yaitu suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.

Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1998:3) adalah suatu urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuanyang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.

Yang termasuk dalam kegiatan klerikal yaitu menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan. Jadi sistem terdiri dari prosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain.

2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan. Sistem informasi akuntansi melakukan hal tersebut entah dengan sistem manual atau melalui sistem terkomputerisasi.

Dari pengertian tersebut sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai sekumpulan sumber daya yang dirancang untuk menyediakan data bagi para pengambil keputusan sesuai kebutuhan dan kewenangan mereka

2.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Sistem informasi akuntansi penjualan kredit yaitu penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Jadi dalam sistem informasi akuntansi penjualan terdapat unsur-unsur yang mendukung dan kesemua unsur tersebut diorganisasi sedemikian rupa dalam sebuah sistem informasi akuntansi yang disebut sistem informasi akuntansi penjualan kredit.

2.4 Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Sistem akuntansi penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayaranya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

1. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem

Menurut Mulyadi (2001: 219,220) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit meliputi:

1. Prosedur order penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli.

2. Prosedur persetujuan kredit

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli dari fungsi kredit.

3. Prosedur pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi dalam surat order pengiriman.

4. Prosedur penagihan

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.

5. Prosedur pencatatan piutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang.

6. Prosedur distribusi penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode tertentu.

2. Dokumen yang digunakan

Menurut mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah:

a. Surat order Pengiriman dan tembusanya

1) Tembusan Kredit (Credit Copy)

2) Surat pengakuan (Acknowledgement Copy)

3) Surat Muat (Bill of loading)

4) Slip Pembungkus

5) Tembusan Gudang (Warehouse Copy)

6) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow Up Copy)

7) Arsip Index Silang (Cross Index File Copy)

b. Faktur dan tembusanya

1) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)

2) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales JournalCopy)

3) Tembusan Analisis (Analisys Copy)

4) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)

c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokuman pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

d. Bukti Memorial

Bukti memorial merupakan dokuman sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.

C. Catatan akuntansi yang digunakan

Menurut Mulyadi (2001: 218), catatan akuntansi yang digunakan adalah:

a. Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik penjualan tunai maupun kredit.

b. Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi mutasi piutang perusahaan kepada tiap debiturnya.

c. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

d. Kartu Gudang

Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang ada di gudang.

e. Jurnal Umum

Jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.

D. Unit Organisasi yang terkait

Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, unit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit yaitu:

a. Fungsi Penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman barang. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.

b. Fungsi Kredit

Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

c. Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan.

e. Fungsi Penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan.

f. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit, membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, dan membuat laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan.

E. Unsur pengendalian intern

Menurut Mulyadi (2001: 221) unsur pengendalian intern terdiri dari:

a. Organisasi

1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.

2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.

3) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.

4) Transaksi penjualan kreidt harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi.

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan.

2) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit.

3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman.

4) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur

5) Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.

6) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

7) Pencatatan ke dalam Kartu Piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit)

8) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

c. Praktik yang sehat

1) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaianya di pertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.

2) Faktur penjualan bernomor urut tercatak dan pemakaianya di pertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan.

3) Secara periodik fungsui akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur.

4) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.

F. Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit

Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit

a. Bagan Order penjualan

1) Menerima order dari pelanggan.

2) Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan faktur.

3) Mendistribusikan Surat Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2, 3, 4, 5 dikirim ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit, lembar 8, 9 diarsipakan sementara menurut tanggal.

4) Menerima Surat Order pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanan menurut abjad.

5) Menerima Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9.

6) Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian Penagihan.

b. Bagian Kredit

1) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 7 dari bagian Order Penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit.

2) Memberikan otorisasi kredit.

3) Surat Order Pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian order penjualan.

c. Bagian Gudang

1) Berdasarkan Surat Order Pengiiman lembar 1, dilakukan penyiapan barang.

2) Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang.

3) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang.

4) Bersama dengan barang, Surat Order Pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman.

d. Bagian Pengiriman

1) Surat Order Pengriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta Surat Order Pengiriman lembar 2, 3, 4, 5.

2) Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.

3) Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan.

4) Mengembaliakn Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 ke bagian Order Pengiriman dan lembar 3 diserahkan ke perusahaan pengangkutan.

5) Surat Oder Pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut.

e. Bagian Penagihan

1) Menurut faktur berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian order Penjualan.

2) Mengirim Faktur lembar 1 ke pelanggan.

3) Mengirim Faktur 2 bersama Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang.

4) Mengirimkan Faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan.

5) Mengirimkan Faktur lembar 4 ke bagian jurnal.

6) Mengirimkan Faktur lembar 5 ke Wiraniaga.

f. Bagian Piutang

1) Faktur yang diterima dari Bagian Penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang.

2) Faktur dan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan surat Muat lembar 2 diarsipkan permanen menurut nomor urut.

g. Bagian Kartu Persediaan

1) Berdasrkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen sesuai nomor urut.

2) Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik.

3) Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial.

4) Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal.

h. Bagian Jurnal

1) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam jurnal umum dan diarsipkan menurut nomor urut.

2) Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan.

3. Metodologi

Metode penelitian yang digunakan adalah riset lapangan dengan melakukan wawancara langsung dengan direktur dan karyawan-karyawan, khususnya bagian penjualan. Selain itu melakukan pengamatan pada kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, khususnya pada alur penjualan kredit.

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder yang peroleh secara langsung dari perusahaan yang berupa copy bukti-bukti transaksi perusahaan.

Untuk menganalisis data-data yang terkumpul, digunakan metode analisa deskriptif yang bertujuan agar dapat menggambarkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi penjualan kredit.

4. Hasil dan Pembahasan

Dalam melaksanakan penjualan, PT.ACP menggunakan transaksi penjualan kredit. Untuk transaksi penjualan kredit biasanya diberikan kepada pelanggan lama yang reputasi pembayaran kreditnya baik dan supplier-supplier besar. Tetapi, terkadang PT.ACP akan melakukan transaksi kredit kepada pelanggan baru, hal ini dilakukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang telah dipikirkan oleh perusahaan.

4.1 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT ACP antara lain, sebagai berikut:

1) Prosedur Order Penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, departemen ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), menentukan tanggal pengiriman dan mengisi surat order pengiriman.

2) Prosedur Pengiriman

Kegiatan pengiriman diawali dengan pembuatan dokumen pengiriman yang disebut surat pengantar barang (SPB). SPB dibuat untuk melakukan pengiriman barang kepada pelanggan. Seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirim barang kepada pelanggan dicantumkan dalam SPB. SPB disiapkan oleh bagian pengiriman barang.

Bagian produksi membuat barang sesuai dengan pesanan dan menyiapkan barang, kemudian bagian pengiriman (gudang) mengirimkan barang dan nota kepada pelanggan sesuai dengan informasi yang tercantum pada SPB yang sudah di otorisasi oleh bagian gudang. Bagian gudang ini juga melakukan penginputan secara komputerisasi, kemudian data tersebut ditransfer ke bagian penagihan untuk dicocokan dengan penginputan secara manual.

3) Prosedur Penagihan

Dalam prosedur penagihan ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan. Faktur penjualan adalah dokumen yang biasanya disiapkan setelah barang benar-benar dikirim. Informasi yang dicantumkan ke dalam faktur penjualan berasal dari pesanan penjualan atau dari dokumen pengiriman. Suatu faktur penjualan akan disiapkan dan selanjutnya dikirim ke pelanggan.

4) Prosedur Pencatatan Piutang

Dalam prosedur pencatatan piutang ini, bagian akuntansi mencatat surat penagihan ke dalam buku piutang sebagai rekapan dari piutang PT.ACP kepada pelanggannya.

4.2 Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit

Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh PT.ACP adalah sebagai berikut :

1. Surat order pengiriman

2. Lembar Disposisi (LD)

3. Surat Pengantar Barang (SPB)

4. Faktur penjualan

5. Surat Penagihan

4.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Adapun catatan akuntansi yang digunakan PT.CP dalam sistem akuntansi penjualan kredit, yaitu :

1. Jurnal Penjualan
2. Kartu Piutang
3. Kartu Gudang

4.4 Bagian Yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Kredit

Adapun bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada PT.ACP adalah sebagai berikut :

1. Bagian Penjualan
2. Bagian Produksi
3. Bagian Gudang
4. Bagian Pengiriman
5. Bagian Penagihan
6. Bagian Akuntansi

4.5 Uraian Bagan Alur Dokumen Sistem Penjualan Kredit

Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit akan di uraikan perbagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit.

4.6 Unsur Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Kredit

PT.ACP melakukan pengendalian intern terhadap sistem penjualan kredit sebagai berikut :

1. Organisasi

a. Bagian akuntansi terpisah dari bagian penjualan

Dengan dipisahkannnya dua bagian ini, maka catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamanannya (piutang dapat ditagih).

b. Transaksi penjualan kredit dilakasanakan lebih dari satu orang atau lebih dari satu bagian

PT.ACP dalam melakukan setiap transaksi penjualan secara kredit melibatkan lebih dari satu karyawan. Sehingga setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Penerimaan order dari pelanggan di otorisasi oleh bagian penjualan dengan menggunakan surat order pengiriman (PO).

b. Pengiriman barang kepada pelanggan di otorisasi oleh bagian pengiriman dengan menandatangani dan membubuhkan cap “Sudah Dikirim” pada surat pengantar barang (SPB).

c. Terjadinya piutang diotorisasi oleh bagian penagihan dengan membubuhkan tanda tangan dan cap perusahaan pada faktur penjualan.

d. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

3. Praktik yang Sehat

a. Penggunaan dokumen dengan bernomor urut tercetak.

b. Secara periodik bagian akuntansi mengirimkan pernyataan piutang kepada setiap pelanggan.

Secara lebih detail penulis akan membahas yang telah diuraikan diatas diantaranya adalah sebagai berikut : Berdasarkan hasil penelitian pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit di PT.ACP terdapat kelebihan dan kelemahan dalam menjalankan kegiatan usahanya, maka dalam pembahasan ini akan diuraikan kelebihan dan kelemahan yang ada pada PT.ACP.

1. Kelebihan yang terdapat pada sistem akuntansi penjualan kredit pada PT.ACP adalah :

a. Dalam melaksanakan transaksi penjualan kredit, PT.ACP melibatkan bagian-bagian yang terkait sehingga perusahaan dapat dikatakan sudah cukup baik dalam pelaksanaan kegiatannya. Hal ini dapat dilihat dari semua bagian yang terkait seperti bagian penjualan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian akuntansi.

b. Dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT.ACP ada bagian gudang. Hal ini dapat memperlancar penjualan karena setiap ada pelanggan, barang dapat langsung dikirim sesuai dengan keinginan pelanggan.

Dari kelebihan tersebut, keuntungan bagi PT.ACP adalah:

a. Kegiatan transaksi penjualan kredit dapat berjalan dengan lancar karena semua tanggung jawab yang ada sudah ditangani oleh masing-masing bagian. Sehingga ada pembagian tugas yang jelas dan tidak ada penyalahgunaan dan penyelewengan dan hasilnya lebih efektif.

b. Dapat memperlancar penjualan karena setiap ada pelanggan yang membutuhkan barang dengan cepat, barang tersebut dapat langsung dikirim sesuai dengan permintaan pelanggan. Sehingga menarik minat pelanggan untuk menjalin hubungan kerja sama yang lebih baik lagi dan menambah omset penjualan PT.ACP.

2. Kelemahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang terjadi pada PT.ACP adalah dalam sistem penjualan kredit pada PT.ACP, walaupun dalam melakukan setiap transaksi penjualan secara kredit sudah melibatkan lebih dari satu karyawan, namun pada bagian penagihan hanya ada satu orang karyawan saja. Sehingga setiap pelaksanaan transaksi pekerjaan karyawan yang satu tidak dapat dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain. Hal ini dapat menimbulkan kesalahan pada pencatatan piutang yang akan ditagih.

Dari kelemahan tersebut, kerugian bagi PT.ACP adalah setiap pelaksanaan transaksi penjualan kredit karena bagian penagihan hanya terdapat satu orang karyawan saja, sehingga dapat menimbulkan kesalahan pencatatan piutang yang akan ditagih dan ketika order penjualan meningkat, setiap pengisian faktur penjualan menjadi sangat lama. Karena kurangnya karyawan yang ditempatkan pada bagian tersebut. Agar pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain dan untuk memperlancar pengisian faktur penjualan maka dibutuhkan kayawan 1 – 2 orang lagi.

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan dari hasil dan pembahasan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT.ACP yaitu prosedur order penjualan, prosedur pengiriman, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang. Dalam prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT.ACP sudah berjalan dengan baik.

2. Dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan kredit pada PT.ACP meliputi surat order pengiriman, lembar disposisi, surat pengantar barang, faktur, dan surat penagihan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit pada PT.ACP meliputi jurnal penjualan dan kartu piutang. Dalam penggunaan dokumen dan catatan akuntansi sistem penjualan kredit pada PT.ACP sudah cukup baik, karena setiap kegiatan dalam penjualan kredit sudah menggunakan dokumen bernomor urut tercetak.

3. Bagian atau fungsi yang terkait telah terpisah sesuai dengan otorisasi meliputi bagian penjualan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian penagihan dan bagian akuntansi.

4. Unsur pengendalian intern yang terdapat pada PT.ACP meliputi organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 2005. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: BPFE.

Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9. Yogyakarta : ANDI.

Jusup, AL. Haryono. 2005. Dasar-Dasar Akuntansi. Yogyakarta: STIE.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Salemba Empat.

Narko. 2007. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusantara.

ANALISIS LAPORAN ARUS KAS

Analisis laporan keuangan merupakan alat evaluasi untuk mendapatkan data dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Laporan keuangan merupakan sumber informasi mengenai perusahaan yang tersedia untuk umum. Agar mendapatkan informasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan maka pengguna laporan keuangan melakukan analisa atas laporan keuangan untuk mengubah angka-angka laporan keuangan tersebut ke dalam format yang dibutuhkan untuk mempermudah pengambilan keputusan.
Analisis laporan keuangan dapat dilakukan dengan berbagai cara dan teknik tergantung dari tujuan analisis tersebut. Tujuan analisis sangat tergantung pada pengguna laporan keuangan, misalnya kreditor melakukan analisis untuk mengetahui kemampuan peminjam membayar bunga dan pokok pinjaman. Investor berusaha untuk memperkirakan arus pendapatan perusahaan di masa yang akan datang, untuk menetapkan harga beli atau harga jual sekuritas yang dimilikinya, manajmen perusahaan harus melakukan analisis untuk menjawab hal yang sama dengan apa yang diinginkan oleh investor dan kreditor karena jika tidak sama manajemen akan mengalami kesulitan memperoleh dana jika kedua pihak tidak puas dengan prestasi perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus memfokuskan untuk menganalisa prestasi, kelemahan dan kekuatan perusahaan serta perubahan yang perlu dilakukan untuk meningkatkan prestasi dimasa yang akan datang.
Untuk melakukan analisis ini selain dibutuhkan data laporan arus kas juga dibutuhkan data dari seluruh laporan keuangan serta data tambahan lainnya. Analisis laporan arus kas dilakukan dengan teknik analisis seperti yang telah diutarakan diatas. Agar lebih bermanfaat hasil dari ketiga teknik tersebut harus di interpretasikan dengan menggunakan data tambahan mengenai perusahaan, seperti kondisi ekonomi, kebijaksanaan, strategi perusahaan dan hal-hal lain yang dapat untuk mengukur kinerja perusahaan. Pada analisis laporan arus kas ini dapat memberikan informasi mengenai:
1) Perkiraan akan kondisi arus kas dimasa yang akan datang.
2) Kualitas laba dan kemampuan mempertahankan operasi dimasa yang akan datang.
3) Kondisi keuangan perusahaan secara keseluruhan baik ditinjau dari kondisi likuiditas, solvabilitas, flexibilitas, sufficiency dan efficiency perusahaan.

1. Analisis Trend Laporan Arus Kas
Analisis trend laporan arus kas dilakukan dengan cara menyajikan atau menyusun laporan arus kas dari periode ke periode untuk melihat perubahan yang terjadi pada masing-masing komponen laporan arus kas
Index = Saldo tahun berjalan X 100
Saldo tahun dasar


2. Analisis Arus Kas Operasi
Arus kas operasi dalam laporan arus kas berbeda dengan laba bersih operasi, karena penentuan laba operasi dalam laporan laba-rugi banyak memasukkan unsur akrual dan deferral serta transaksi yang tidak memiliki efek kas seperti penyusutan, keuntungan atau kerugian penjualan aktiva tetap dan sebagainya. Sedangkan arus kas operasi menunjukkan efek kas yang diterima dari transaksi dan peristiwa yang terlibat dalam penentuan laba operasi selama periode tersebut.
Kenaikkan atau penurunan arus kas operasi dapat dianalisis lebih jauh dengan melihat perubahan dalam asset operasi lancar dan kewajiban operasi lancar sehingga mengetahui alasan kenaikkan atau penurunan arus kas operasi, kenaikkan dalam asset operasi berarti penggunaan kas dan ditunjukkan dengan nilai perubahan kas yang yang negatif dan sebaliknya. Sedangkan kenaikkan dalam kewajiban operasi lancar berarti arus kas masuk dan ditunjukkan dengan arus kas yang positif dan sebaliknya.
Analisis arus kas operasi dapat pula dilakukan dengan menghitung free cash flow. Free cash flow adalah kas yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan perusahaan setelah dikurangi untuk pengeluaran pendanaan dan pengeluaran pemeliharaan modal. Pertumbuhan internal dan flexibilitas keuangan perusahaan sangat tergantung pada jumlah free cash flow yang dimiliki perusahaan (Darsono dan Ashari, 2005: 55).
Perhitungan free cash flow adalah sebagai berikut:
Free Cash Flow = Arus kas operasi – (Pengeluaran pemeliharaan modal + Deviden)

3. Earning Quality
Salah satu ciri yang menentukan kualitas laba adalah hubungan antara laba akuntansi dengan arus kas. Makin tinggi korelasi antara laba akuntansi dengan arus kas maka makin tinggi kualitas laba. Hal ini disebabkan karena makin banyak transaksi pendapatan dan biaya yang merupakan transaksi kas dan bukan merupakan akrual atau deferral, maka makin obyektif pengakuan pendapatan dan biaya dalam laporan laba-rugi. Oleh karena itu kualitas laba yang tinggi dapat direalisasikan kedalam kas (Darsono dan Ashari, 2005: 73).
Analisis rasio yang dapat digunakan untuk menilai kualitas laba antara lain:
a) Quality of sales ratio
Quality of sales dihitung dengan membagi kas dari penjualan dengan nilai penjualan bersih pada periode yang bersangkutan, sebagai berikut:
Quality of sales = Kas dari penjualan
Penjualan
Makin tinggi rasio kualitas penjualan maka makin baik kualitas laba hal ini dikarenakan pengakuan pendapatan penjualan mendekati realisasi kasnya.

b) Quality of income
Rasio ini dihitung dengan membagi arus kas operasi dengan laba bersih sebelum pajak dan bunga, sebagai berikut:
Quality of income = Arus kas operasi
EBIT
Analisis quality of income menunjukkan varians antara arus kas dengan laba bersih, maka makin tinggi rasio maka makin tinggi kualitas laba karena makin besar bagian laba operasi yang direalisasikan dalam bentuk kas.

4. Rasio Likuiditas
Likuiditas perusahaan menggambarkan kemampuan perusahaan tersebut dalam memenuhi kewajiban jangka pendeknya kepada kreditor jangka pendek. Untuk mengukur kemampuan ini, biasanya digunakan angka rasio modal kerja seperti current ratio, quick ratio, perputaran piutang (account receivable turnover), dan perputaran persediaan (inventory turnover).
Dalam penelitian analisis arus kas melalui metode analisa likuiditas, peneliti hanya menggunakan current ratio dan quick ratio untuk melihat kredibilitas kas perusahaan didalam memenuhi kewajibannya kepada kreditor.
a) Current Ratio
Rasio ini membandingkan antara total aktiva lancar dan utang lancar. Dihitung dengan rumus:
Current ratio = Aktiva lancar
Hutang lancar
Current ratio sangat berguna untuk mengukur likuiditas perusahaan, akan tetapi dapat menjebak hal ini dikarenakan curren ratio yang tinggi disebabkan adanya piutang yang tidak tertagih atau persediaan yang tidak terjual, yang tentu saja tidak dapat dipakai untuk membayar utang. Oleh karena itu alat bayar yang tidak likuid harus dikeluarkan dari total aktiva lancar seperti persediaan dan pos-pos yang analog dengan persediaan.
b) Quick Ratio
Pada quick ratio, pos persediaan dan persekot biaya yang dikeluarakan dari total aktiva lancar dan hanya menyisakan pos-pos aktiva lancar yang likuid saja yang akan dibagi dengan utang lancar. Dihitung dengan rumus:
Quick ratio = Aktiva lancar - Persediaan
Hutang lancar
Quick ratio digunakan untuk mengukur seberapa baik perusahaan dapat memenuhi kewajibannya tanpa harus melikuidasi atau terlalu bergantung pada persediaannya.

5. Rasio Solvabilitas
Posisi kreditor jangka panjang berbeda dengan posisi kreditor jangka pendek. Kreditor jangka panjang sangat menaruh perhatian pada kemampuan perusahaan dalam hal solvabilitas perusahaan.
Kreditor jangka panjang biasanya akan menghadapi resiko yang lebih besar dibanding dengan kreditor jangka pendek. Oleh karena itu biasanya perusahaan diminta untuk membuat perjanjian pembatasan untuk perlindungan kreditor jangka panjang, misalnya tentang jumlah modal kerja minimum dan pembayaran deviden.
Solvabilitas perusahaan menggambarkan kemampuan suatu perusahaan dalam memenuhi kewajiban jangka panjangnya. Rasio yang digunakan untuk mengukur kemampuan solvabilitas perusahaan adalah debt to equity ratio dan time interest earned.
a) Debt to Equity Ratio
Debt to equity ratio digunakan untuk mengukur keseimbangan proporsi antara aktiva yang didanai oleh oleh kreditor dan yang didanai oleh pemilik perusahaan. Dihitung dengan rumus:
Debt to equity = Total hutang
Total modal
Dengan demikian debt to equity ratio dapat memberikan gambaran mengenai struktur modal yang dimiliki oleh perusahaan sehingga dapat dilihat tingkat resiko tertagihnya suatu hutang. Maka debt to equity ratio dapat digunakan untuk mengukur kredibilitas kas perusahaan untuk membayar hutang sehingga dapat sebagai acuan kreditor untuk meminjamkan dananya pada perusahaan.
b) Time Interest Earned
Untuk mengukur kemampuan operasi perusahaan dalam memberikan proteksi kepada kreditor jangka panjang khususnya dalam membayar bunga dapat menggunakan time interest earned, dengan cara perhitungan sebagai berikut:
Time Interest Earned = Laba sebelum bunga dan pajak (EBIT)
Biaya bunga
Laba dipandang cukup untuk melindungi kreditor bila rasio ini besarnya 2 kali atau lebih. Sebelum mengambil kesimpulan final, sebaiknya dilihat terlebih dahulu kecenderungan laba perusahaan dan kemudian menentukan seberapa mudah perusahaan dipengaruhi oleh perubahan musiman ekonomi.

6. Rasio Laporan Arus Kas
Semakin banyaknya perusahaan yang mencantumkan laporan arus kas dalam laporan keuangan tahunan, membuat pengguna informasi laporan arus kas sebagai analisis kinerja perusahaan semakin meningkat. Salah satu analisis kinerja laporan keuangan dengan menggunakan laporan arus kas adalah analisis rasio laporan arus kas. Analisis laporan arus kas ini menggunakan komponen dalam laporan arus kas dan komponen neraca dan laporan laba-rugi sebagai alat analisis rasio.
Rasio laporan arus kas terdiri dari (Pradhono, 2004: 140):
1) Cash Flow to Sales
Rasio cash flow to sales mengukur pengembalian atas penjualan dalam bentuk kas, rasio ini diperoleh dengan membagi arus kas operasi dengan penjualan sebagai berikut:
Cash flow to sales = Arus kas operasi
Penjualan
Makin tinggi rasio tersebut berarti makin besar pengembalian dari tiap rupiah penjualan yang diperoleh dalam bentuk kas serta makin efisien kegiatan operasi atau penjualan perusahaan.

2) Cash Flow Return on Asset
Rasio ini mengukur tingkat pengembalian kas atas asset perusahaan, makin tinggi nilai rasio ini berarti penggunaan asset sangat efisien, sebab tingkat pengembalian atas asset perusahaan makin besar.
Cash flow retun on asset dapat diperoleh dengan membagi arus kas operasi sebelum pajak dan pembayaran bunga dengan total asset perusahaan sebagai berikut:
Cash flow return on asset = Arus kas operasi + Pajak + Bunga
Total asset

3) Cash Flow Return on Debt and Equity
Rasio ini menunjukkan tingkat pengembalian (dalam bentuk kas) dari hasil operasi perusahaan atas investasi permanent perusahaan yaitu hutang jangka panjang dan modal pemegang saham. Rasio ini diukur dengan membagi arus kas operasi sebelum pembayaran bunga dan deviden dengan total hutang dan modal pemilik sebagai beikut:
Cash flow return on debt and equity = Arus kas operasi + Bunga + Deviden
Hutang + Modal
Menilai prestasi manajemen dalam mengelola perusahaan. Makin tinggi tingkat pengembalian atas hutang dan modal, maka makin efisien perusahaan dalam memanfaatkan dana yang diperoleh dari hutang dan modal.

4) Cash Flow Return on Stock Holder Equity
Cash flow return on stock holder equity menunjukkan kemampuan perusahaan menghasilkan return (tingkat pengembalian) atas modal yang ditanam pemegang saham. Makin tinggi rasio ini menunjukkan pihak manajemen makin efisien dalam mengelola modal pemilik. Rasio ini dapat diperoleh dengan membagi arus kas operasi sebelum pembayaran deviden dengan total modal pemilik, sebagai berikut:
Cash flow return on stock holder equity = Arus kas operasi + Deviden
Total Modal
Keseluruhan hasil analisa sebaiknya diinterpretasikan bersama ditambah dengan memperhatikan informasi tambahan mengenai kondisi non keuangan perusahaan serta kondisi perekonomian yang mempengaruhi perusahaan sehingga dapat ditarik kesimpulan mengenai kelemahan dan kekuatan perusahaan secara keseluruhan.